Come controllare l’iscrizione al Vies

I soggetti IVA che effettuano transazioni all’interno dell’Unione Europea sono tenuti ad effettuare la registrazione al Vies (VAT information electronic system), un archivio che registra “tutti i soggetti che compiono attività di impresa, arte o professione nel territorio dello Stato” (la definizione è dell’Agenzia delle Entrate). Una volta inviata la richiesta, come controllare l’iscrizione al Vies?

In questa guida affronteremo l’argomento passo dopo passo, iniziando con le informazioni riguardanti la modalità di iscrizione.

L’iscrizione al Vies: come avviene

Il soggetto che esercita la propria attività nel territorio italiano, o che vi insedia la propria continuativa organizzazione, è tenuto alla registrazione al Vies. La richiesta deve essere effettuata con la compilazione dell’apposito campo, denominato “Operazioni intracomunitarie”, all’interno dei moduli AA7 (relativo agli Enti non commerciali, che non siano soggetti passivi d’imposta) o AA9 (che riguarda imprese individuali che lavoratori autonomi). L’iscrizione al Vies, infatti, non è automatica, poiché l’azienda o l’imprenditore devono comunicare la volontà di essere inseriti nell’apposito archivio dedicato alle operazioni intracomunitarie.


Allo stesso modo, nel caso in cui non si intenda più essere iscritti al Vies, è necessario inviare un’istanza di recesso, utilizzando i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

L’iscrizione al Vies: a cosa serve il controllo?

La verifica riguardante l’esistenza di un’azienda nei registri Vies attiene al controllo, di un’azienda o ditta individuale, concernente presenza della propria Partita IVA negli elenchi Vies, che presuppone il corretto inserimento di dati quali ragione sociale, Partita IVA, indirizzo della sede legale.

Inoltre, quando si intraprendono relazioni commerciali con altre aziende, che effettuano transazioni a livello comunitario, è buona norma verificare la loro iscrizione al Vies. Infatti, i dati delle due aziende vengono incrociati, dai rispettivi uffici delle Entrate di riferimento, in occasione dell’invio del Modello Intrastat.

Si tratta di una dichiarazione, da inviarsi all’Agenzia delle Dogane, in cui vengono riepilogate tutte le operazioni (sia con clienti che fornitori) effettuate con titolari di Partita IVA, nell’ambito dell’Unione Europea. L’elenco Intrastat è stato introdotto nel 1993; dal 2010 riguarda anche la prestazione di servizi, oltre che la cessione di beni.

Le imprese che effettuano operazioni a livello comunitario, pertanto, devono indicare, sulle fatture emesse nei confronti dei clienti, sia la loro Partita IVA, che quella dell’impresa cui cedono beni o servizi.

La registrazione dell’azienda richiedente nell’elenco avviene in tempo reale, e quindi non è necessario attendere notifiche, da parte dell’Agenzia delle Entrate, dell’avvenuta registrazione.

Come controllare l’iscrizione al Vies: i passi da seguire

Il controllo della registrazione al Vies è un’operazione piuttosto semplice.
Si effettua online, recandosi sul sito dell’Agenzia delle Entrate (www.agenziaentrate.gov.it).

Selezionando, dal menu in alto, la sezione Imprese, è presente anche un testo informativo riguardante la registrazione al Vies, recante un link che rimanda direttamente al controllo della propria posizione in merito.
Cliccando sul collegamento “servizio di verifica online”, l’utente viene reindirizzato alla pagina dedicata dell’Unione Europea (in lingua italiana).
Il titolo in blu indica che ci si trova nella pagina dedicata al servizio elettronico riguardante le operazioni a livello intracomunitario.

I campi da compilare, per inviare al sistema la richiesta, sono:

– Stato membro: si seleziona, dal menu a tendina, il Paese in cui è situata l’azienda oggetto del controllo. Ad esempio, se la sede della propria azienda è l’Italia, si sceglie questo Paese. Nel caso in cui si volesse verificare il VAT number del proprio cliente in Germania, occorrerà indicare quest’ultima nel menu.
– Stato richiedente: nell’ipotesi in cui l’azienda volesse verificare la propria iscrizione al Vies, dovrà indicare gli stessi dati inseriti nei due campi precedenti.

Da ultimo, si clicca sul tasto “invia” posto in fondo alla pagina.

L’esito del controllo all’iscrizione al Vies

Nel caso in cui l’iscrizione al Vies risulti corretta, il sistema restituirà, sulla schermata, risultati che riportano i seguenti dati:

-Stato Membro (ad esempio IT, Italia)
-Partita IVA (dell’azienda oggetto del controllo)
-Orario della richiesta
-Indirizzo della sede legale
-Codice attribuito alla consultazione

Il sistema evidenzia anche la ragione sociale dell’azienda oggetto del conrollo; tuttavia, gli Stati membri non sono obbligati ad autorizzare la disclosure dei propri dati. Pertanto, in alcuni casi potrebbe comparire solamente il numero di Partita IVA.

Nell’ipotesi in cui, invece, il sistema non restituisse un feedback positivo, a video comparirà la dicitura “non valido”.

Sarà, quindi, necessario controllare la correttezza dei dati inseriti, soprattutto il numero e la giusta digitazione dei caratteri della Partita IVA.

Se, anche dopo la verifica, il risultato non dovesse essere positivo, il primo passo da fare è quello di controllare la propria iscrizione. Qualora la partita IVA non trovata riguardasse un’azienda terza, sarà opportuno contattarla, per segnalare il problema ed avere chiarimenti in merito.

Alcuni Stati membri, ad esempio, richiedono un altro passaggio per registrare le operazioni a livello intracomunitario. Se l’impresa non provvede in tal senso, non verrà inserita automaticamente nelle liste Vies dalla propria amministrazione fiscale, benché la sua Partita IVA risulti esistente e corretta.

Per quanto riguarda i controlli nei confronti di più aziende, non è possibile interrogare il sistema contemporaneamente; pertanto, sarà necessario effettuare una ricerca alla volta.

La validità della Partita IVA a livello comunitario, inoltre, si riferisce solamente al momento della consultazione, e non ad un periodo precedente.